Trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng, AI (trí tuệ nhân tạo) đã trở thành yếu tố không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các agency. Từ một xu hướng mới lạ, AI giờ đây đã trở thành công cụ quan trọng trong chiến lược marketing của nhiều doanh nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách triển khai AI cho agency hiệu quả thông qua 7 phương pháp được đúc kết từ các chuyên gia hàng đầu.
1. Chỉ định một người dẫn đầu triển khai AI cho agency rõ ràng
Một trong những thách thức lớn nhất mà các agency gặp phải khi triển khai AI cho agency là thiếu sự tập trung vào việc triển khai. Với những nhân sự phụ trách không có đủ thời gian hoặc không được phân công rõ ràng, việc tích hợp AI sẽ trở nên khó khăn hơn. Artūras Lazejevas, CTO tại Whatagraph, đã nhấn mạnh vai trò quan trọng của việc chỉ định một người lãnh đạo rõ ràng để thúc đẩy việc áp dụng AI trong tổ chức. Theo báo cáo State of Marketing AI năm 2024, CEO hoặc CMO thường là người sẽ gánh trách nhiệm này.
Việc chỉ định một người đứng đầu về AI không chỉ giúp tăng cường sự tập trung mà còn tạo ra một quy trình triển khai AI cho agency rõ ràng về các mục tiêu và kết quả mong đợi. Chìa khóa nằm ở việc đảm bảo rằng người lãnh đạo này có thể kết nối các phòng ban và thúc đẩy các bộ phận khác nhau làm việc cùng nhau trong việc khám phá AI.
Không có người đứng đầu nào, mọi nỗ lực triển khai AI cho agency sẽ khó có thể thành công. Thay vì chờ đợi, hãy nhanh chóng xác định một người lãnh đạo có đủ hiểu biết và kinh nghiệm để thuyết phục mà cả tổ chức có thể hướng theo.
2. Xác định các lĩnh vực mà team của bạn đang lãng phí thời gian
Sau khi đã chỉ định một người dẫn đầu AI, bước tiếp theo trong quá trình triển khai AI cho agency là xác định các lĩnh vực mà các team đang lãng phí thời gian vào những công việc lặp đi lặp lại. Việc này sẽ giúp lọc ra những hoạt động không cần thiết và đưa ra các giải pháp tự động hóa phù hợp. Artūras Lazejevas khuyến nghị một bài tập đơn giản: theo dõi số giờ làm việc trong một tuần để xác định những nhiệm vụ nào chiếm nhiều thời gian nhất.
Các tác vụ như báo cáo thủ công, tạo nội dung hay nhập dữ liệu thường chiếm nhiều thời gian hơn so với dự kiến. Do đó, việc tự động hóa những nhiệm vụ này sẽ giúp team tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai AI cho agency, điều quan trọng là phải đánh giá xem các quy trình hiện tại có thực sự cần thiết hay không trước khi quyết định tự động hóa chúng, vì tự động hóa một quy trình yếu sẽ chỉ làm cho nó trở nên kém hơn.
Khi đã xác định được quy trình nào cần thiết và có giá trị, những giải pháp AI có thể được áp dụng để tự động hóa các tác vụ đó một cách hiệu quả hơn. Đây là bước quan trọng để triển khai AI cho agency thành công, giúp tối ưu quy trình làm việc và mang lại lợi ích cho cả agency và khách hàng.
3. Bắt đầu từ những điều nhỏ nhặt
AI có thể xuất hiện như một khái niệm lớn và khó tiếp cận, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Thay vì lên kế hoạch cho một cuộc cách mạng lớn trong quy trình làm việc, các agency nên bắt đầu với những dự án thử nghiệm nhỏ để tạo ra những thành công nhanh chóng. Chìa khóa ở đây là thực hiện nhiều bước nhỏ để tránh sự quá tải thông tin và rủi ro không cần thiết.
Triển khai AI cho agency không nhất thiết phải phức tạp. Artūras đã chỉ ra rằng tập trung vào việc xác định các nhiệm vụ nhỏ mà AI có thể tự động hóa là điểm khởi đầu tốt nhất. Ví dụ, sử dụng Perplexity AI để nghiên cứu nội dung là một cách tốt để tiết kiệm thời gian cho các nhân viên làm nội dung. Các dự án nhỏ sẽ giúp agency dần dần tạo ra được những thành công và chứng minh tính khả thi của việc áp dụng AI cho những công việc lớn hơn trong tương lai.
Justin Belmont, người sáng lập Prose, cũng đã áp dụng nguyên tắc này trong việc từng bước thử nghiệm các công cụ AI cho các dự án nội bộ. Khi đã thuần thục, các quy trình này được mở rộng ra các dự án khách hàng. Đây là một ví dụ điển hình cho thấy triển khai AI cho agency theo từng giai đoạn có thể tạo ra những thay đổi lớn trong dài hạn. Điều quan trọng là duy trì sự linh hoạt và tiếp cận một cách có chiến lược để đảm bảo triển khai AI cho agency mang lại hiệu quả tối ưu.
4. Đào tạo team một cách đơn giản
Đào tạo cho team không cần phải là một sáng kiến lớn lao hay tốn nhiều nguồn lực. Theo Artūras, đào tạo không cần phải hoàn hảo; điều quan trọng là nó cần diễn ra. Điều này có nghĩa là bạn cần các buổi đào tạo đơn giản, cung cấp những thông tin thiết yếu mà team cần để triển khai AI cho agency một cách hiệu quả.
Chìa khóa ở đây là giữ cho các buổi đào tạo đơn giản và tập trung vào những kỹ năng cụ thể. Bắt đầu với những công cụ hoặc quy trình mang lại giá trị ngay tức thì là xu hướng hiệu quả mà nhiều agency áp dụng. Việc tiến hành các buổi họp nhanh chóng, thu thập phản hồi từ đội ngũ và điều chỉnh khi cần là một cách tiếp cận tốt để triển khai AI cho agency một cách linh hoạt và bền vững.
Điều này không chỉ giúp đảm bảo rằng team của bạn luôn sẵn sàng cập nhật và ứng dụng AI trong công việc mà còn xây dựng một khí hậu học hỏi, đổi mới trong tổ chức. Với sự phát triển không ngừng của AI, việc học hỏi liên tục sẽ trở thành một yêu cầu không thể thiếu đối với mọi nhân viên. Do đó, việc triển khai AI cho agency không chỉ dừng lại ở công nghệ mà còn đòi hỏi một nền tảng đào tạo vững chắc để tạo ra giá trị lâu dài.
5. Chuẩn bị dữ liệu sẵn sàng
Dữ liệu là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của bất kỳ chiến lược AI nào. Triển khai AI cho agency chỉ thực sự hiệu quả khi có dữ liệu sạch, đầy đủ và có tổ chức. Nếu dữ liệu của bạn không được chuẩn bị đúng cách, cho dù sử dụng công nghệ AI tiên tiến nhất thì kết quả nhận được cũng sẽ không đạt yêu cầu.
Artūras đã nhấn mạnh rằng sự sẵn sàng và độ sạch của dữ liệu là rất quan trọng. Việc hợp nhất dữ liệu từ nhiều kênh khác nhau như quảng cáo, phân tích và CRM sẽ giúp tạo ra một bức tranh tổng thể rõ ràng hơn trong quá trình triển khai AI cho agency. Một nền tảng như Whatagraph có thể kết hợp dữ liệu từ hơn 55 kênh và cho phép AI cung cấp những thông tin chi tiết nhanh chóng.
Quá trình chuẩn bị dữ liệu không chỉ bao gồm việc hợp nhất mà còn phải làm sạch. Điều này đồng nghĩa với việc xoá bỏ dữ liệu trùng lặp, sửa lỗi và tiêu chuẩn hóa định dạng dữ liệu để đảm bảo tính nhất quán. Khi dữ liệu đã sẵn sàng, việc chạy các tác vụ AI nhỏ sẽ giúp hiểu được khả năng của AI trong việc xử lý và phân tích dữ liệu hiệu quả như thế nào. Đây là bước quan trọng để triển khai AI cho agency thành công và tận dụng tối đa tiềm năng của công nghệ này.
6. Thúc đẩy văn hóa thử nghiệm
Cuối cùng, nếu bạn có kế hoạch triển khai AI cho agency trong công việc với khách hàng, việc minh bạch với họ là rất cần thiết. Sự minh bạch này không chỉ giúp xây dựng lòng tin mà còn đảm bảo khách hàng hiểu rõ vai trò của AI trong những sản phẩm, dịch vụ mà họ nhận được. Ryan Anderson, Chủ tịch Markiserv, nhấn mạnh rằng nhiều agency chưa thực sự công khai về việc sử dụng AI, điều này có thể gây ra sự thất vọng từ phía khách hàng.
Các agency có thể mời khách hàng thảo luận về chính sách AI ngay từ đầu, hỏi họ về sự chấp thuận sử dụng AI trong công việc và những công cụ nào được phép sử dụng. Điều này không chỉ đảm bảo các bên nắm rõ quy trình mà còn giúp xây dựng mức độ tin cậy cao hơn giữa agency và khách hàng. Việc triển khai AI cho agency theo hướng minh bạch sẽ giúp hạn chế những rủi ro liên quan đến đạo đức và pháp lý trong quá trình làm việc.
Việc đề cập đến AI trong cuộc trò chuyện ban đầu sẽ giúp các bạn bảo vệ mình khỏi các vấn đề tiềm ẩn về quản lý và tuân thủ khi làm việc với nhiều thương hiệu khác nhau. Duy trì rõ ràng về cách sử dụng AI sẽ tạo sự tự tin cho khách hàng trong mối quan hệ hợp tác của họ. Khi triển khai AI cho agency, điều quan trọng nhất vẫn là đảm bảo khách hàng hiểu rằng AI là một công cụ hỗ trợ, mang lại giá trị thay vì thay thế con người.
Kết luận
AI là một công cụ mạnh mẽ mà các agency không thể bỏ qua nếu muốn duy trì sự cạnh tranh trong tương lai. Tuy nhiên, thành công trong việc triển khai AI không chỉ dựa vào công nghệ, mà còn phụ thuộc vào quy trình, văn hóa và khả năng lãnh đạo của tổ chức.
Thông qua những phương pháp này, bạn có thể tối ưu hóa việc áp dụng AI và mang lại giá trị lớn hơn cho agency cũng như khách hàng của bạn. Hãy khám phá thêm các đề xuất và chiến lược thực tế từ các nhà lãnh đạo agency thông qua tài liệu QuiK Connect.
