Ngày nay, tiếp thị qua email là một trong những chiến lược quan trọng nhất để xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Cách viết email lạnh không chỉ là một kỹ năng, mà còn là nghệ thuật giao tiếp hiệu quả với những người chưa biết bạn. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để viết một email lạnh hiệu quả, kèm theo nhiều ví dụ và mẹo hữu ích. Mục tiêu của bài viết này là giúp bạn tự tin hơn trong việc gửi email lạnh và nhận được phản hồi tích cực từ khách hàng tiềm năng.
Email Lạnh Là Gì?
Email lạnh là một hình thức tiếp cận mà bạn gửi một email đến một người mà bạn không quen biết, thường với mục đích quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Đây còn được gọi là “tiếp cận lạnh.” Có nhiều lý do khác nhau mà bạn có thể quyết định gửi email lạnh, chẳng hạn như:
- Bạn vừa ra mắt một sản phẩm mới và muốn có những người thử nghiệm.
- Bạn đang cung cấp một dịch vụ tư vấn và mong muốn kiếm thêm khách hàng.
- Bạn đang muốn thiết lập mối liên kết với ai đó trong ngành của bạn.
- Bạn muốn liên hệ với người có chức vụ cao trong một công ty mà bạn đang tìm cách giới thiệu.
Email lạnh giống như một cách tiếp cận cân bằng giữa việc quảng bá và tạo mối quan hệ, mở rộng mạng lưới chuyên nghiệp của bạn. Bất kể lý do bạn gửi email là gì, bước đầu tiên là phải cảm thấy thoải mái với ý tưởng này. Hãy quên đi nỗi sợ bị từ chối và nhớ rằng mọi người rất dễ dàng nhận được email, đặc biệt là nếu nó mang lại giá trị cho họ.
Cách Viết Email Lạnh Xuất Sắc Trong 6 Bước Đơn Giản
Khi viết email lạnh, bạn cần có một kế hoạch cụ thể để đảm bảo rằng bạn đang cung cấp thông tin hữu ích và gây ấn tượng với người nhận. Dưới đây là 6 bước đơn giản để bạn có thể viết một email lạnh xuất sắc:
Bước 1: Xác định Mục Tiêu Của Bạn Khi Gửi Email Lạnh
Trước khi bạn bắt đầu viết email, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ mục tiêu của bạn khi gửi email lạnh. Hãy hỏi bản thân mình: “Tôi muốn người nhận thực hiện hành động gì sau khi đọc email của tôi?” Mục đích này sẽ giúp định hình nội dung email của bạn và làm cho nó cụ thể hơn. Hành động bạn muốn họ thực hiện có thể là:
- Đặt lịch gọi để thảo luận thêm về dịch vụ của bạn.
- Đáp lại một câu hỏi cụ thể.
- Đăng ký dùng thử miễn phí sản phẩm mà bạn đang cung cấp.
Chỉ khi bạn biết rõ mục tiêu của mình thì bạn mới có thể viết một email thật sự hiệu quả.
Bước 2: Tạo Bảng Theo Dõi Khách Hàng Tiềm Năng
Khi bạn quyết định gửi nhiều email lạnh, hãy chắc chắn rằng bạn có công cụ để theo dõi người mà bạn đã gửi email. Sử dụng Google Sheets hoặc Excel để tạo một bảng theo dõi, bao gồm các cột như:
- Tên khách hàng tiềm năng
- Địa chỉ email
- Liên kết đến trang web
- Ngày gửi email
- Lịch sử theo dõi
- Ghi chú phản hồi
Khi bạn sẽ gửi email tới hàng chục người, bảng theo dõi này sẽ giúp bạn quản lý và điều chỉnh chiến dịch của mình một cách hiệu quả hơn.
Bước 3: Xây Dựng Lời Giới Thiệu Của Bạn
Lời giới thiệu của bạn là một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua. Hãy sử dụng câu giới thiệu ngắn gọn, rõ ràng để mô tả bạn làm gì và có thể giúp ai đó ra sao. Một mô hình bạn có thể thử là:
Tôi giúp [khách hàng/công ty mục tiêu] [đạt được mục tiêu] bằng [sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn].
Hãy tùy chỉnh nội dung này cho hợp lý với đối tượng mà bạn đang nhắm đến. Điều này sẽ giúp họ dễ dàng nhận thấy giá trị mà bạn mang lại cho họ. Hãy nhớ rằng đây chỉ là một phần mở đầu, vì vậy không cần phải đưa ra quá nhiều chi tiết.
Bước 4: Viết Email Cá Nhân Hóa
Điều làm cho email lạnh của bạn nổi bật giữa hàng trăm thư điện tử khác chính là sự cá nhân hóa. Một nghiên cứu cho thấy rằng các email được cá nhân hóa có tỷ lệ mở cao hơn nhiều so với các email thông thường. Hãy bỏ thời gian để tìm hiểu một chút về người nhận, và dùng các thông tin đó để tạo một lời chào và nội dung thật sự hấp dẫn, chứ không phải là một mẫu rập khuôn. Việc làm này sẽ giúp tạo dựng mối quan hệ tốt và khiến họ cảm thấy bạn thực sự quan tâm đến họ.
Bước 5: Gửi Email Theo Dõi
Rất có thể các email của bạn sẽ không nhận được phản hồi ngay lập tức, hoặc thậm chí bị lãng quên. Đừng nản lòng! Gửi một email theo dõi nhẹ nhàng sau khoảng 3-7 ngày là một cách hiệu quả để nhắc nhở người nhận về email ban đầu của bạn. Hãy làm cho nó ngắn gọn và lịch sự, với lời mở đầu như: “Chào [Tên Liên Hệ]! Tôi chỉ muốn đảm bảo bạn đã thấy email trước của tôi.” Điều này sẽ giúp bạn giữ liên lạc mà không trở nên phiền phức.
Bước 6: Theo Dõi Công Việc Của Bạn
Cuối cùng, hãy chắc chắn ghi chép lại mọi phản hồi bạn nhận được. Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh chiến dịch gửi email lạnh của mình để trở nên tốt hơn. Nếu bạn liên tục nhận được phản hồi tiêu cực hoặc không có phản hồi, điều đó có thể chỉ ra rằng bạn cần phải điều chỉnh chiến lược của mình. Hãy xác định và cải tiến nội dung mà bạn gửi!
4 Thành Phần Của Một Email Lạnh (& Cách Để Làm Tốt Chúng)
Giờ đây, hãy cùng phân tích những phần quan trọng của một email lạnh để đảm bảo rằng bạn có thể tạo nên một cái nhìn tổng quan thu hút và hiệu quả. Dưới đây là 4 thành phần chính mà bạn cần chú ý.
1. Tiêu Đề Email
Tiêu đề email là ấn tượng đầu tiên mà người nhận nhận thấy và có thể là yếu tố quyết định sự chú ý của họ. Để tạo một tiêu đề hấp dẫn, hãy đảm bảo rằng nó:
- Ngắn gọn: Chỉ từ 50-60 ký tự để đảm bảo người nhận có thể đọc hết tiêu đề.
- Thú vị: Tạo sự tò mò giúp họ muốn mở email.
- Liên quan: Tiêu đề phản ánh rõ nội dung email.
Ví dụ: Một tiêu đề đơn giản như “Cần thực sự giúp với [điểm đau}? Tôi có thể giúp sẽ thu hút sự hiếu kỳ của người đọc hơn nhiều.
2. Lời Chào Cá Nhân Hóa
Lời chào là phần quan trọng để thể hiện sự tôn trọng và cá nhân hóa. Hãy chắc chắn rằng cửa ngõ giao tiếp của bạn bắt đầu với một lời chào thân thiện và cá nhân, như: “Chào [Tên],”. Sau đó, bạn có thể thêm một câu khen ngợi hoặc liên kết đến một kinh nghiệm chung để giúp thiết lập lòng tin ngay từ đầu.
3. Đề Xuất (Hoặc Yêu Cầu)
Đây là phần quan trọng để chuyển tải chính đề xuất của bạn. Đừng ngại ngần đi thẳng vào vấn đề, hãy đảm bảo rằng bạn chỉ rõ ràng về điều mà bạn muốn người nhận thực hiện. Bạn cũng có thể đưa ra một câu hỏi nếu phù hợp, điều này có thể kích thích người nhận trả lời và tương tác với bạn.
4. Lời Kêu Gọi Hành Động (CTA)
Cuối cùng, hãy luôn kết thúc email của bạn với một lời kêu gọi hành động rõ ràng. Hãy cho họ biết bạn muốn họ thực hiện điều gì, có thể là trả lời email, đăng ký dịch vụ, hoặc tham gia một cuộc gọi khám phá. Một CTA mạnh mẽ sẽ giúp thúc đẩy người nhận đưa ra hành động ngay lập tức.
Email Lạnh Đã Giúp Tôi Kiếm Hàng Nghìn Đô La Từ Công Việc Tự Do
Để minh họa cho những gì đã học, dưới đây là một email lạnh mà tôi đã gửi đến CEO của một công ty mà đã thu hút được sự chú ý của cô ấy. Mục tiêu của tôi rất rõ ràng – tôi muốn hợp tác với họ và giúp họ phát triển nội dung. Email này không chỉ mang lại sự chú ý mà còn dẫn đến cơ hội hợp tác lớn:
Chào Karen! Tên tôi là Ivy, và tôi là một nhà văn tự do. Tôi đang theo dõi nhóm Facebook của bạn và dự định giúp bạn trong việc phát triển nội dung cho cơ quan của bạn. Hy vọng bạn sẽ thấy điều này thú vị và chúng ta có thể nói về cách tôi có thể hỗ trợ bạn.
Email của tôi không chỉ dạng mẫu mà còn chứa nhiều cảm xúc và mong muốn thật sự muốn giúp đỡ họ. Đó là điều mà người nhận cảm nhận rõ ràng.
Kết quả
Email này đã thu hút được sự chú ý từ trợ lý của CEO, và sau đó tôi đã được yêu cầu sắp xếp một cuộc gọi để thảo luận kỹ hơn về việc hợp tác. Kết quả là một công việc tự do mà tôi đã có cơ hội kiếm hàng nghìn đô la từ công việc này. Sự tự tin trong việc gửi email lạnh thật sự có thể mang lại kết quả tốt.
Vẫn Sợ Gửi Email Lạnh? Hãy Thử Cách Thay Đổi Tâm Thế Đơn Giản Này
Cameron, một doanh nhân, từng nói: “Email của bạn không phải là để nhận gì từ ai. Nó là để giúp họ giải quyết vấn đề. Mọi người không cảm thấy phiền nhiễu khi bạn đưa ra lĩnh vực giúp đỡ cuộc sống của họ tốt hơn.” Nếu bạn giữ duy trì cái nhìn tích cực và nghĩ rằng bạn đang mang lại giá trị cho đời sống của người khác, bạn sẽ không còn sợ hãi khi gửi email lạnh nữa.
Hãy Tự Tin Gửi Email Lạnh!
Bây giờ bạn đã có đủ kiến thức và tự tin để bắt đầu viết những email lạnh đầu tiên của mình. Hãy nhớ rằng, mục tiêu cuối cùng của bạn là giúp đỡ người khác, và điều đó không phải là phiền phức. Hãy bắt đầu xác định khách hàng của bạn và tạo dựng danh sách email tiềm năng ngay hôm nay. Chúc bạn thành công với những email lạnh của mình và mong rằng bạn sẽ kiếm được những hợp đồng lớn trong tương lai!
Đừng quên trải nghiệm QuiK Connect để được hỗ trợ tốt hơn các công cụ marketing cần thiết!
